Как управлять потоком дел
Большинство людей, просыпаясь, даже не представляет себе, чем им предстоит заняться на протяжении нового рабочего дня. Они просто вливаются в течение жизни, не планируя её и не ставя перед собой никаких целей. И даже тогда, когда перед ними возникает множество ежедневных задач, на вопросы правильной расстановки приоритетов между делами они не обращают никакого внимания. Стараясь всё успеть, эти люди лишь распыляют своё внимание на второстепенные дела, а потом ещё и расстраиваются из-за того, что не успели выполнить наиболее срочное и важное дело. И только после ряда упущенных возможностей человек начинает задумываться над вопросом правильного планирования своего времени. Так почему человеку не хватает времени на выполнение важных дел?
Психологи связывают это с тем, что многие маловажные дела не требуют со стороны человека особых усилий. Следуя путём наименьшего сопротивления, он как бы бессознательно берётся за дело, которые проще всего выполнить. Но рано или поздно человеку придётся выполнить и то, что на самом деле важно и нужно. Вот только ни времени, ни шансов на успех у него уже не останется. Так как же приобрести умение верно выделять среди множества дел наиболее важные?
Методик, которые учат правильно расставлять акценты на важности тех или иных дел, множество. Но есть очень простая схема, не требующая особых знаний. Возьмите бумагу, нарисуйте на ней таблицу и разделите её на четыре части. В каждую из частей запишите запланированные дела по мере их важности. К примеру, вы работаете над новым проектом. Поэтому определение целей проекта вы занесёте в первый раздел листа, где запись гласит, что это срочно и важно. Помимо всего прочего, вам необходимо обсудить с руководством вашей фирмы проектную смету расходов данного проекта. Значит и эта запись пойдёт у вас в первый раздел. Вторая часть с надписью «важно, но не срочно» будет отведена оформлению титульных листов проекта. Третий раздел вашего листа, где будет указано, что это срочно, но не важно, вы можете использовать по своему усмотрению. Например, вам необходимо узнать мнение вашего коллеги о запущенном вами проекте. Четвертая часть схемы будет полностью отведена личным делам: купить продукты, приготовить ужин, позвонить родственникам, узнать новости. Кстати, эта часть вашего листа будет иметь следующее наименование: ни срочно, ни важно.
Опираясь на всё перечисленное, можно понять, что основную часть времени вы потратите на первые два раздела. Это главное в проекте, и от их результатов будет зависеть ваша деловая репутация. Естественно, кто-то воскликнет, что не мыслит себя без Интернета, без лайков, без виртуального общения. Но дело ведь абсолютно не в том, чтобы отречься от того, что доставляет вам радость, а в том, чтобы научиться правильно распределять своё время. И этого времени должно хватать и на хорошую работу, и на качественный отдых.
Сразу же возникает вопрос: что значит правильно распределять время? А это значит, что нужно научиться видеть задачи, уметь выбрать среди них наиболее важные и, наконец, рассчитать время, которое будет потрачено вами на каждое новое дело. Существует даже некий алгоритм того, как приучить себя грамотно распределять время между делами. Во-первых, проведите анализ обычного рабочего дня. Затем, желательно сделать это вечером перед сном, составьте список дел на завтра. Распределите их по степени важности. Постарайтесь указать примерное время, которое вы планируете потратить на каждое дело. Но помните: планируйте такой объём работы, который вам под силу, иначе не избежать разочарований. Во-вторых, всегда содержите в порядке своё рабочее место: важные документы кладите на видное место, ненужные уберите в тумбы. Тоже относится и к работе с компьютером: на рабочем столе распределите файлы по мере их важности и нужности. В-третьих, разделите весь объём работы на подзадачи и выполняйте их в порядке очерёдности. И ещё. Научитесь говорить «нет», когда вам предлагают выполнить чью-то задачу. Так вы сумеете сэкономить свои душевные силы и не будете нервничать из-за своих невыполненных дел.
И напоследок ещё несколько советов:
1. Новые идеи, внезапно пришедшие вам на ум, старайтесь записывать. Записанная мысль разгрузит память и даст возможность спокойно работать дальше.
2. Наиболее важные дела назначайте на тот промежуток времени, когда организм находится на пике подъёма ваших сил.
3. Помните об отдыхе, ведь это обычная человеческая необходимость.
При распределении дел по степени важности необходимо помнить вот ещё о чём: не путайте понятия «важные» дела со «срочными». Срочные – это дела, выполнение которых перенести нельзя. Например, напечатать приказ директора. Важные – это дела, работающие на перспективу. Например, проект, о котором говорилось выше. Если хотите достичь успеха – сделайте важное дело срочным. Определите границы выполнения выбранной задачи. Расскажите о своих планах другим людям. Это подтолкнёт вас к необходимости выполнить задуманное. Но, выполняя всё перечисленное, научитесь оставлять себе пространство для манёвра. Так вы избежите психологического давления как от себя самого, так и от коллег.
В заключение хотелось бы сказать, что от выполнения срочных дел отказаться полностью невозможно. Но если их поток ослаб, немедленно приступайте к выполнению важного дела.